Agreement for the processing of personal data of the Applicant / Candidate / Entrant, Student / Attendee, Alumni

In order to comply with the Law of the Republic of Kazakhstan "On Personal Data and Their Protection," the Applicant / Student (the appropriate category shall be underlined / highlighted) (hereinafter referred to as the Data Subject) hereby gives consent / permission to the Corporate Fund "University Medical Center" (hereinafter referred to as UMC), located at: 5/1 Kerey and Zhanibek Khans Street, Astana 010000, Republic of Kazakhstan, BIN 151 040 018 391, for the collection and processing (accumulation, storage, modification, supplementation, use, dissemination, depersonalization, blocking, destruction), including transfer to third parties, cross-border transfer, as well as dissemination in publicly available sources of personal data recorded on electronic and/or paper media and/or other tangible media, which may include (but are not limited to):

1. Information Required for Proper Identification

  1. Last name, first name, patronymic, transcription of last name and first name.
  2. Information on changes of last name, first name, patronymic.
  3. Birth data: place of birth, date of birth, nationality, gender.
  4. Citizenship data: citizenship (previous citizenship); date of acquisition of the citizenship of the Republic of Kazakhstan; grounds for acquisition of the citizenship of the Republic of Kazakhstan; date of loss of citizenship of the Republic of Kazakhstan; grounds for loss of citizenship of the Republic of Kazakhstan; date of restoration of citizenship of the Republic of Kazakhstan; grounds for restoration of citizenship of the Republic of Kazakhstan (if applicable).
  5. Signature (including electronic-digital signature, if available).
  6. Portrait image on paper medium (digitized photo) for documents, electronic photo for Face ID verification.

2. Education Information

Information about education, qualifications, and presence of special knowledge or specialized training: date of admission to the educational institution (date of expulsion); series, number, and date of issue of diploma, certificate, attestation, or other document confirming graduation from the educational institution; name and location of the educational institution; faculty or department; qualification and specialty upon graduation; academic degree; academic title; proficiency in foreign languages.

3. Information Required for Maintaining Contact

  1. Contact details (work, home, mobile phone numbers), contact details of emergency contacts (last name, first name, patronymic (if any), phone number, email address, relationship to the subject).
  2. Email address.
  3. Residential address, registered address (registration).

4. Information about Participation in the Competitive Admission Process to the University

  1. Names of exams.
  2. Date and place of the exams.
  3. Exam results.
  4. Results of the stages of the competitive selection.

5. Other Information Required by UMC

  1. Information on health status, including results of medical examinations, diagnosis, and medical care provided (medical certificate, temporary disability certificate, medical advisory commission certificate, vaccination record, consultation sheet, discharge summary, certificates from psychoneurological and narcological dispensaries).
  2. Information on social benefits and social status: name of the authority issuing the document granting benefits/status; series, number, date of issue; cause and disability group; certificate confirming entitlement to benefits for persons affected by nuclear testing at the Semipalatinsk nuclear test site; certificate confirming entitlement to benefits for persons affected by the ecological disaster in the Aral Sea region.
  3. Information on disability: disability category; disability group code; disability group; cause of disability; date and term of disability establishment.
  4. Information on military registration of persons liable for military service and conscription: series, number, date of issuance (submission) of military ID; issuing authority; military occupational specialty; military rank; data on registration/deregistration; grounds for exemption from military service.
  5. Field of activity of parents/guardians (if applicable).
  6. Information on extracurricular activities, work experience, and career development.
  7. Information on the presence or absence of a criminal record.

The specified information shall be used in accordance with UMC activities, including but not limited to the following purposes:

Applicant / Student

  1. Organization of the selection of applicants for preparatory and other educational programs of all levels, with or without awarding a degree;
  2. Organization of training of students in preparatory and other educational programs of all levels, with or without awarding a degree;
  3. Creation and updating of the "Find a Student" catalog (full name, photograph, personal mobile number (if available), gender, date of birth, corporate email, marital status);
  4. Organization and ensuring participation in events held by UMC;
  5. Conclusion and execution of contracts, memoranda, non-disclosure agreements, and other agreements with third parties involving transfer of personal data;
  6. Provision of information upon requests of the Data Subject, private bailiffs, law enforcement, judicial authorities, other state bodies of the Republic of Kazakhstan, and authorized organizations in accordance with RK legislation;
  7. Granting access to premises/buildings/offices/information systems by issuing ID cards and creating accounts under UMC internal regulations;
  8. Verification of eligibility and suitability for study, including identity verification;
  9. Payment of scholarships, grants, and other payments and maintaining related records;
  10. Identification and resolution of conflicts of interest;
  11. Monitoring compliance with RK legislation and UMC internal documents, including internal investigations and compliance with the UMC Code of Business Ethics;
  12. Marketing activities (mentions in interviews and publications in media, social networks, websites, printed materials);
  13. Implementation of UMC research projects;
  14. Collection of statistical reports in accordance with UMC internal documents;
  15. Creation, maintenance, and updating of academic databases of applicants and students;
  16. Verification of medical documents processed within UMC activities;
  17. Exchange of documents/information with authorized bodies of the Republic of Kazakhstan in fulfillment of the three-year work obligation under the state educational order;
  18. Updating national educational databases (or similar government platforms) of the authorized body in the field of science and higher education of the Republic of Kazakhstan with data on UMC students (including enrollment, expulsion, transfers, reinstatement, graduation, academic leave, etc.);
  19. Conducting audits and inspections to improve internal control and risk management systems;
  20. Providing statistical data and informational materials for the UMC website and printed materials;
  21. Providing applicant data to service providers (including those outside the Republic of Kazakhstan) for entrance examinations and competitive selection processes;
  22. Accounting and management of training, personal development, and academic performance;
  23. Accounting and management of admission processes and competition indicators;
  24. Provision of personal data upon requests of state authorities and authorized organizations in accordance with RK legislation;
  25. Selection of applicants/students for participation in educational, social, cultural, and sports activities of UMC;
  26. Monitoring compliance with principles of equality, generally accepted ethics, rights, and freedoms of the Data Subject;
  27. Providing informational materials and notifications to applicants/students and their close relatives/official representatives via telephone, SMS, email, and other communication channels;
  28. Provision of individual psychological consultations by UMC psychologists;
  29. Provision of data lists for academic processes, assessment, degree awarding, and related procedures;
  30. Other purposes established by the legislation of the Republic of Kazakhstan.

Consent of the Applicant / Student:

I hereby give my consent to UMC for the collection, processing (accumulation, storage, modification, supplementation, use, dissemination, anonymization, blocking, destruction), including transfer to third parties, cross-border transfer, as well as publication in publicly available sources of my personal data for the purposes specified in this consent.

I hereby undertake to promptly notify UMC in writing of any changes and/or additions to my personal data and to provide supporting documents.

This consent shall remain valid until the purposes of personal data processing are achieved or other grounds established by the legislation of the Republic of Kazakhstan arise, and may be withdrawn by submitting a written application.

Согласие на сбор и обработку персональных данных Поступающего, Обучающегося

В целях соблюдения закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите», Поступающий, Обучающийся (нужно подчеркнуть / выделить подходящую категорию) (далее - Субъект) дает согласие / разрешение Корпоративному Фонду «University Medical Center» (далее – UMC), расположенной по адресу: Республика Казахстан, 010000, г. Астана, Керей, Жәнібек хандар, 5/1, БИН 151 040 018 391, на сбор и обработку (накопление, хранение, изменение, дополнение, использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение), в том числе передачу третьим лицам, трансграничную передачу, а также распространение в общедоступных источниках персональных данных, фиксируемых на электронном и / или бумажном носителе(ях), и (или) ином материальном носителе, которые могут содержать (включая, но не ограничиваясь):

1. Сведения, необходимые для надлежащей идентификации

  1. Фамилия, имя, отчество, транскрипция фамилии и имени.
  2. Сведения о смене фамилии, имени, отчества.
  3. Данные о рождении: место рождения, дата рождения, национальность, пол.
  4. Данные о гражданстве: гражданство (прежнее гражданство); дата приобретения гражданства Республики Казахстан; основания приобретения гражданства Республики Казахстан; дата утраты гражданства Республики Казахстан; основания утраты гражданства Республики Казахстан; дата восстановления в гражданстве Республики Казахстан; основания восстановления в гражданстве Республики Казахстан (если применимо).
  5. Подпись (в том числе электронно-цифровая при ее наличии).
  6. Портретное изображение на бумажном носителе (оцифрованная фотография) для документов, электронная фотография для прохождения Face ID.

2. Сведения об образовании

Сведения об образовании, квалификации и о наличии специальных знаний или специальной подготовки: дата поступления в учебное заведение (отчисления из учебного заведения); серия, номер, дата выдачи диплома, свидетельства, аттестата или другого документа об окончании образовательного учреждения; наименование и местоположение образовательного учреждения; факультет или отделение, квалификация и специальность по окончании образовательного учреждения; ученая степень; ученое звание; владение иностранными языками.

3. Сведения необходимые для поддержания связи

  1. Контактные данные (рабочий, домашний, мобильный номера телефонов), данные контактных лиц при экстренных случаях (фамилия, имя, отчество (при его наличии), номер телефона, электронный адрес, кем приходится).
  2. Адрес электронной почты.
  3. Адрес места жительства, адрес прописки.

4. Сведения о прохождении конкурсного отбора для поступления в UMC

  1. Наименование экзаменов.
  2. Дата и место прохождения экзаменов.
  3. Результаты экзаменов.
  4. Результаты этапов конкурсного отбора.

5. Иные сведения, необходимые UMC

Информация о состоянии здоровья; сведения о социальных льготах и социальном статусе; сведения об инвалидности; сведения о воинском учете; сфера деятельности родителей/попечителей; сведения о внеучебном занятии, опыте работы и карьерном развитии; сведения о наличии/отсутствии судимости (полный перечень в оригинале документа).

Указанная информация будет использована в соответствии с деятельностью UMC, включая цели 1–30 (организация отбора и обучения, каталог Find a student, мероприятия, договоры, запросы госорганов, доступ в помещения, стипендии, конфликт интересов, комплаенс, маркетинг, исследования, базы данных, верификация меддокументов, обмен с уполномоченными органами РК, обновление национальной базы, аудит, статистика, поставщики услуг, учет обучения и поступления, участие в мероприятиях, уведомления, консультации психологов, иные цели по законодательству РК).

Подтверждение Поступающего, Обучающегося:

Настоящим я даю свое согласие UMC на сбор, обработку (накопление, хранение, изменение, дополнение, использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение), в том числе передачу третьим лицам, трансграничную передачу, а также распространение в общедоступных источниках моих персональных данных для исполнения целей, указанных в настоящем согласии.

Настоящим я обязуюсь незамедлительно сообщать UMC в письменной форме о любых изменениях и (или) дополнениях моих персональных данных с представлением UMC соответствующих подтверждающих документов.

Настоящее согласие действует до достижения целей обработки персональных данных или наступления иных случаев, установленных законодательством Республики Казахстан, и может быть отозвано путем подачи письменного заявления.

Талапкердің / Үміткердің / Оқуға түсушінің, Білім алушының / Тыңдаушының, Түлектің дербес деректерін өңдеуге келісімі

«Дербес деректер және оларды қорғау туралы» Қазақстан Республикасының Заңын сақтау мақсатында Талапкер / Үміткер / Оқуға түсуші, Білім алушы / Тыңдаушы, Түлек (қажеттісін белгілеңіз/ерекшелеңіз) (бұдан әрі – Субъект) «University Medical Center» корпоративтік қорына (бұдан әрі – UMC), орналасқан мекенжайы: Қазақстан Республикасы, 010000, Астана қ., Керей және Жәнібек хандар к-сі, 5/1, БСН 151 040 018 391, дербес деректерінің жинауға және өңдеуге (жинақтау, сақтау, өзгерту, толықтыру, пайдалану, тарату, иесіздендіру, бұғаттау, жою), сонымен қатар үшінші тұлғаларға беруге, трансшекаралық беруге, сондай-ақ жалпыға қолжетімді көздерде таратуға келісімін/рұқсатын береді.

1. Тиісті сәйкестендіру үшін қажетті мәліметтер — тегі, аты, әкесінің аты, транскрипциясы; тегі, аты, әкесінің атын өзгерту туралы мәліметтер; туылғаны туралы мәліметтер; азаматтығы туралы деректер; қолы (электрондық-цифрлық); портреттік сурет / Face ID фотосуреті.

2. Білімі туралы мәліметтер — білімі, біліктілігі, арнайы білім немесе дайындық; диплом/куәлік/аттестат мәліметтері; оқу орнының атауы мен орны; факультет/бөлім; мамандық; ғылыми дәреже/атағы; шетел тілдерін меңгеруі.

3. Байланыста болу үшін қажетті мәліметтер — байланыс деректері, ұғыл жағдайлардағы байланыс тұлғалары, электрондық пошта, тұрғылықты және тіркелген мекенжайы.

4. UMC-ге оқуға түсу үшін конкурстық іріктеуден өткені туралы мәліметтер — емтихандардың атауы, күні мен орны, нәтижелері, конкурстық іріктеу кезеңдерінің нәтижелері.

5. UMC-ге қажетті өзге де мәліметтер — денсаулық жағдайы; әлеуметтік жеңілдіктер мен мәртебе; мүгедектік; әскери есеп; ата-ана/қамқоршылардың қызмет саласы; оқудан тыс сабақ, жұмыс тәжірибесі, мансаптық даму; соттылығының бар/жоқтығы.

Көрсетілген ақпарат UMC қызметіне сәйкес пайдаланылады (талапкерлерді/білім алушыларды іріктеу және оқыту, Find a student каталогы, іс-шаралар, шарттар, мемлекеттік органдар сұраныстары, кіру рұқсаты, стипендиялар, мүдделер қақтығысы, комплаенс, маркетинг, зерттеу жобалары, деректер базалары, медициналық құжаттар верификациясы, РК уәкілетті органдарымен алмасу, ұлттық білім беру дерекқорын жаңарту, аудит, статистика, қызмет көрсетушілерге деректер беру, оқу және қабылдау есебі, іс-шараларға қатысу, хабарламалар, психолог кеңестері, академиялық процестер үшін тізімдер, РК заңнамасындағы өзге мақсаттар).

Талапкердің / Үміткердің / Оқуға түсушінің, Білім алушының / Тыңдаушының, Түлектің растауы:

Осы арқылы мен UMC-ге осы келісімде көрсетілген мақсаттарды орындау үшін өзімнің дербес деректерімді жинауға, өңдеуге (жинақтауға, сақтауға, өзгертуге, толықтыруға, пайдалануға, таратуға, иесіздендіруге, бұғаттауға, жоюға), оның ішінде үшінші тұлғаларға беруге, трансшекаралық беруге, сондай-ақ ашық қолжетімді дереккөздерде жариялауға келісім беремін.

Осы арқылы Университетке өзімнің дербес деректерімде кез келген өзгерістер мен (немесе) толықтырулар болған жағдайда, тиісті растайтын құжаттармен бірге, жазбаша түрде дереу хабарлауға міндеттенемін.

Осы келісім дербес деректерді өңдеу мақсаттарына жеткенге дейін немесе Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген басқа жағдайлар болғанға дейін жарамды болып табылады және оны жазбаша өтініш беру арқылы қайтарып алынуы мүмкін.